Como organizar tareas y proyectos
¿Lo que tenés enfrente es un mini proyecto o una mega tarea?
En teoría todos sabemos que es un proyecto y que es una tarea, pero en la práctica muchas veces las cosas se nos confunden.
Una de las principales causas de que nos atrasemos en nuestro trabajo o de que agreguemos preocupaciones y cansancio a nuestra vida diaria es que no las diferenciamos a la hora de organizarnos .
Colocar todo bajo una misma lista puede traernos problemas a la hora de definir cuales son las prioridades o el orden de ejecución.
Lo que nos lleva a consumir no solo más tiempo, sino también más energía,
¿A qué llamamos proyecto?
Primero, hay proyectos de todos los tamaños y de diferentes niveles de complejidad.
La definición más extendida es que se trata de un conjunto de actividades concretas, interrelacionadas y con un objetivo en común.
Por lo general las tareas que componen un proyecto presentan también una secuencia que debe ser respetada.
Vayamos a la práctica con un ejercicio.
¿ Cuáles son tareas y cuáles son proyectos?
- mudarse
- lavar los platos
- escribir una monografía
- cocinar
- revisar y contestar el correo electrónico
- hacer ejercicio
- cambiar la lamparita de la cocina
Si tu lista de actividades diarias usualmente se ve así sabés que tenes un problema.
Escondidos en esta lista hay proyectos, miniproyectos , tareas y megatareas.
Descubrámoslos.
Mudarse...bueno, si alguna vez te mudaste sabrás que se trata de un proyecto que te consume varios días (hasta un mes) y el día mismo de la mudanza no deberías planificar otras actividades que te requieran mucha energía.
Mudarse es un proyecto con tareas muy diferentes entre sí y que requieren ser hechas en un cierto orden, requiere de la participación de otras personas y eso siempre significa, mas planificación.
Vamos a planificarlo haciendo una lista con todas las tareas, tiempo estimado para cada una y con la información adjunta para realizarlo.
En nuestra agenda diaria solo vamos a colocar la tarea que debemos realizar ese día.
Podríamos hacerlo de dos maneras
- Continuar con proyecto mudanza.
- Llamar a electricista. (número de teléfono)
En el primer caso tendríamos que remitirnos a nuestra hoja de proyecto y ver que paso es el siguiente. (recomiendo la segunda opción)
Lavar los platos...tarea o proyecto?
Es una tarea con varios pasos, podríamos ponerlo en la categoría de procedimiento.
Si fuera más complejo lo agendaríamos como tarea pero tendríamos aparte una lista de comprobación de todos su pasos.
Escribir una monografía y cocinar son proyectos, que podemos separar en tres etapas.
- Preparación
- Ejecución
- Presentación
En la primera etapa buscaremos la bibliografía o iremos de compras, en la segunda realizaremos los procedimientos que cada uno de estos proyectos requiera y en la tercera entregaremos el proyecto.
Para proyectos más complejos cada etapa tiene que ser planificada como un proyecto o subproyecto.
Aunque cocinar sea una "tarea" diaria, usualmente hacemos el ejercicio de dividirla en subtareas.
- hacer las compras
- preparar la comida
- comer
Al hacer las compras nos preocupamos de tener los elementos necesarios para las tres etapas y determinamos un tiempo y un orden para cada una de ellas.
Entonces, cocinar es un miniproyecto. ( en lo diario, un día festivo es un proyecto en toda regla)
Con las ideas más claras podemos ir a nuestra agenda y planificar más eficientemente, recordá que lo más importante de una buena planificación es poder hacer un cálculo acertado de la cantidad de tiempo y energía que nos va a llevar cada tarea.
Te dejo tres consejos para que el tiempo corra a tu favor.
- Usá temporizador.
- Agendá tus tareas con tiempo estimado, siempre. No olvides de considerar el tiempo de traslado y/o preparación para la tarea.
- Dejá en tu planificación espacios libres entre tareas , esos espacios no son para extenderte en los plazos sino para considerar el tiempo de imprevistos y de cumplir con tus necesidades básicas ( y las de tu equipo ) de ir al baño, beber agua, comer algo.
Espero que estos consejos te ayuden a organizarte mejor y tener esa maravillosa sensación de haber llegado con todo.
Buena semana.
